Передача дел в архив организации: как правильно оформить, чтобы не потерять ни одного документа

Архив организации создают для собирания, временного (или постоянного) хранения и использования документов на бумажных и электронных носителях. В составе архива также создают базу электронных документов. В архиве нужно проводить ежегодную обработку документов: дезинфекцию и дезинсекцию, обеспыливание.

Чтобы создать архив, необходимо, во-первых, сформировать номенклатуру дел организации по каждому году с начала деятельности организации.
 

Как оформить дела

В каждом структурном подразделении необходимо оформить все дела на бумажных носителях и все электронные дела для передачи в архив. Документы постоянного хранения и свыше десяти лет хранения на бумажных носителях сканируют (создают страховой фонд), оформляют в папки- дела согласно электронной номенклатуре дел идентично номенклатуре дел на бумажных носителях.

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел (п. 173 Правил документирования).

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу (75 лет хранения).

При оформлении дела:

1) на титульном листе записывают реквизиты дела:

• наименование организации, наименование структурного подразделения;
• наименование населённого пункта, в котором дислоцируется организация;
• номер (индекс) дела;
• заголовок дела (в заголовке личного дела пишут полностью в именительном падеже фамилию, имя, отчество работника);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле;
• срок хранения дела;
• архивный шифр дела записывает архивариус при составлении сводной описи дел (приложение 1);

2) подсчитывают количество листов в деле;

3) составляют внутреннюю опись дела (приложение 2);

4) составляют лист-заверитель (приложение 3);

5) после всех этих работ дело на бумажном носителе прошивают на четыре прокола шёлковой нитью.
 

Как оформить внутреннюю опись

К внутренней описи дел составляют итоговую запись, в которой указывают цифрами и прописью количество включённых в неё документов и количество листов внутренней описи. Внутреннюю опись подписывает её составитель с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

При изменении состава документов в деле (изъятии, включении документов, замены их копиями) эти изменения отражают в графе 6 и при необходимости составляют новую итоговую запись к внутренней описи.

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе. При подготовке дел для передачи в ведомственный архив внутреннюю опись располагают в начале личного дела (приложение 2).
 

Как оформить лист-заверитель

Лист-заверитель составляют для учёта количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Лист-заверитель составляют на отдельном листе (листах) и подшивают в конце дела. В нём указывают цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.

В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них листов (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе и типографские материалы), и количество их листов (страниц).

Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляют номер этого листа против каждой позиции графы 1. Если в документе на одном листе имеется несколько марок и иных материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывают их количество. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна из-за особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, ткань и другие), то в графе 2 указывают номера листов, между которыми находится данный предмет.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов) отмечают в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Лист-заверитель не нумеруют (приложение 3).
 

Как хранить документы в структурном подразделении

Ответственность за сохранность документов в структурных подразделениях возлагают на лиц, которым непосредственно поручили ведение делопроизводства в данном структурном подразделении.

Дела хранят в специальных шкафах, дела (документы) строгой отчётности – в сейфах в изолированных помещениях (кабинетах), опечатываемых после окончания работы. Дела располагают на полках в вертикальном положении и в порядке, удобном для использования.

В структурных подразделениях обеспечивают хранение документов, завершённых в делопроизводстве, в течение одного года до передачи данных дел в архив организации (п. 188 Правил документирования).
 

Как передать дела в архив организации

По завершении оформления дел для передачи их в архив организации в каждом структурном подразделении составляют описи дел:

• отдельную опись на документы постоянного хранения на бумажном носителе;
• отдельно по личному составу со сроком хранения 75 лет на бумажном носителе;
• отдельно на документы со сроком хранения свыше десяти лет на бумажном носителе;
• опись на документы, оформленные в электронном виде, постоянного хранения;
• опись на документы, оформленные в электронном виде, свыше десяти лет хранения.

Графы описи дел на бумажных носителях заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесли на обложки дел (п. 196 Правил документирования).

При внесении в опись дел подряд дел с одинаковыми заголовками пишут полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначают словом «то же», при этом другие сведения о них вносят в опись полностью.

На новом листе описи заголовок однородных дел воспроизводят полностью.

Каждое дело (том, часть дела) вносят в опись под самостоятельным порядковым номером.

Графу описи «Примечание» используют для проставления отметок об особенностях физического состояния дела, передаче дела другому структурному подразделению (другой организации).

Опись дел составляют в двух экземплярах, один из которых передают вместе с делами в архив организации, а второй оставляют в качестве контрольного в структурном подразделении (приложение 4).
 

Как провести экспертизу ценности документов

При приёме дел структурных подразделений проводят экспертизу ценности документов путём полистного и (или) пофайлового просмотра документов дела: аудиовизуальные документы просматривают на монтажном столе или экране, аудиодокументы прослушивают, электронные документы (дела) просматривают (п. 29 Правил хранения и учёта документов НАФ).

В ходе проведения экспертизы проверяют:

1) обоснованность включения документов в данное дело;

2) юридическую силу документов (наличие реквизитов);

3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел;

4) правильность нумерации листов дела;

5) физико-химическое и техническое состояние документа.
 

Как оформить приём-передачу дел в архив организации

Каждое дело принимает работник, ответственный за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включённого в неё, делают отметку о наличии дела (п. 201 Правил документирования).

В конце каждого экземпляра описи указывают цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дату приёма-передачи дел, а также ставят подписи работник, ответственный за архив, и лицо, передавшее дела (приложение 4).
 

После передачи дел (документов) структурных подразделений в архив организации архивариус подсчитывает все дела, находящиеся в архиве. На них составляют сводные описи дел постоянного хранения, сводные описи дел по личному составу и сводные описи дел свыше десяти лет хранения. Об этом подробно расскажем в следующем номере.