Входящие, исходящие и внутренние электронные документы: как регистрировать и вести учёт в 2024 году

Как регистрируют электронные документы

В системе электронного документооборота (далее по тексту – СЭД) выделяют три потока электронных документов:

1) входящие электронные документы;

2) исходящие электронные документы;

3) внутренние электронные документы.

Все созданные в организации и полученные электронные документы регистрируют, за исключением электронных документов, включённых в перечень входящих электронных документов, не подлежащих регистрации в службе документационного обеспечения управления (далее по тексту – служба ДОУ) (приложение 1).

Регистрация ‒ подтверждение факта создания или получения электронного документа в определённое время (день) путём внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. В зависимости от программного продукта в СЭД операционные процедуры регистрации электронных документов дифференцируют по трём признакам:

1) централизованная форма регистрации, при которой регистрацию всех документов организации производят в службе ДОУ;

2) децентрализованная форма регистрации, при которой регистрацию документов осуществляют работники, ответственные за ведение СЭД в структурных подразделениях;

3) смешанная форма регистрации – сочетает в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее эффективной является смешанная форма. При данной форме централизованно регистрируют:

1) электронные документы, поступающие от высших и центральных государственных органов;

2) электронные документы, направляемые в адрес высших и центральных органов;

3) электронные документы, поступающие и направляемые в местные представительные и исполнительные органы;

4) электронные документы, поступающие от вышестоящей организации и направляемые в вышестоящую организацию.

Децентрализованно регистрируют:

1) электронные документы, направленные в адрес соподчинённых и сторонних организаций;

2) электронные документы, полученные от соподчинённых и сторонних организаций;

3) электронные обращения физических и юридических лиц.

Остальные исходящие и входящие электронные документы регистрируют в соответствующих структурных подразделениях организации.
 

Что учесть в работе с электронными документами: основные операционные процедуры

Входящие электронные документы

Работа в СЭД с входящими электронными документами состоит из следующих операционных процедур:

1) приём электронных документов;

2) проверка подлинности ЭЦП;

3) первичная обработка поступившего документа;

4) регистрация поступившего документа;

5) передача поступившего документа на исполнение.

При поступлении входящего документа, направленного только на бумажном носителе, служба ДОУ организации воспроизводит в электронно-цифровую форму (сканирует) поступивший документ и все его приложения – в один электронный файл одного формата.

При поступлении электронного документа работник службы ДОУ проводит:

1) процедуру проверки подлинности ЭЦП с использованием открытого ключа ЭЦП и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки ЭЦП;

2) процедуру проверки подтверждения соответствия ЭЦП в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан.

При получении подтверждения (установления) подлинности ЭЦП после проведения процедуры проверки ЭЦП (положительный результат проверки подлинности ЭЦП), электронный документ подлежит первичной обработке.

Выявление подобного несоответствия ЭЦП называется конфликтной ситуацией (приложение 2).

Первичная обработка электронного документа в СЭД включает следующие операционные процедуры:

1) проверку действительности регистрационных свидетельств ЭЦП и открытого ключа ЭЦП, с использованием которого удостоверяли электронный документ;

2) проверку всех реквизитов электронного документа;

3) проверку полномочий статуса всех лиц, ЭЦП которых удостоверили электронный документ.

Электронный документ работники службы ДОУ регистрируют:

1) при установлении принадлежности электронного документа отправителю;

2) установлении целостности содержания путём проведения процедуры проверки ЭЦП;

3) получении положительного результата проверки ЭЦП должностного лица организации, использованной при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах своих полномочий.

Получение, регистрацию и исполнение электронного документа подтверждают в СЭД путём передачи отправителю электронного уведомления, содержащего данные о фактической доставке.

Указанное уведомление включает в себя:

1) данные об отправителе уведомления;

2) дату, время получения электронного документа;

3) дату регистрации и регистрационный номер, присвоенный в СЭД получателя электронного документа;

4) ЭЦП работника службы ДОУ организации-получателя (после регистрации электронного документа);

5) данные об ответственном исполнителе организации-получателя.

Организация-получатель обеспечивает актуальность и достоверность данных об ответственном исполнителе электронного документа.

Электронный документ считается не доставленным получателю, если отправитель не получил уведомление о доставке электронного документа.

Если уведомление отправитель не получил в течение одного рабочего дня после отправки электронного документа, то отправитель уведомляет получателя об отсутствии подтверждения получения электронного документа посредством иных средств связи.

При поступлении бумажного документа, который уже зарегистрирован в формате электронного документа и находится в обработке, работник службы ДОУ на бумажном документе:

1) проставляет штамп о регистрации с указанием регистрационного номера и даты;

2) вносит сведения о результатах процедуры проверки ЭЦП и обработки соответствующего ему электронного варианта;

3) вносит в ранее созданную электронную регистрационную карточку данного документа отметку о наличии бумажного документа.
 

Исходящие электронные документы

Перед отправкой исходящего электронного документа проверяют правильность его оформления (наличие обязательных реквизитов, а также метаданных электронного документа), в том числе проводят процедуру проверки ЭЦП, проверки положительного результата ЭЦП и регистрационных свидетельств.

Работа в СЭД с исходящими электронными документами состоит из следующих операционных процедур:

1) формирование (создание) проекта электронного документа;

2) согласование исходящего электронного документа;

3) перевод текста исходящего электронного документа с государственного языка на русский язык и (или) иные языки;

4) подписание или утверждение исходящего электронного документа;

5) регистрация исходящего электронного документа;

6) отправка исходящего электронного документа;

7) контроль получения ответа на исходящий электронный документ;

8) оперативное хранение карточки исходящего документа.

СЭД автоматически управляет статусами исходящих документов и правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы система автоматически доставляет уведомление очередному участнику работы с исходящим документом. Если исходящий электронный документ подготовлен в ответ на входящий электронный документ, то СЭД позволяет это отразить в электронной регистрационной карточке, как входящего, так и исходящего документа посредством внесения в карточки документов ссылок.

Если есть необходимость проконтролировать получение ответа, в карточке исходящего документа указывают контрольный срок и работника-контролёра. При наступлении контрольного срока СЭД направит контролёру уведомление. При получении ответа служба ДОУ организации-отправителя вносит в карточку исходящего документа ссылку на полученный ответ.

Внутренние электронные документы

Прохождение внутренних электронных документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих электронных документов на этапе исполнения входящих электронных документов.

Работа в СЭД с внутренними электронными документами состоит из следующих операционных процедур:

1) формирование проекта внутреннего электронного документа;

2) согласование проекта внутреннего электронного документа;

3) перевод текста внутреннего электронного документа с государственного языка на русский язык и (или) иные языки;

4) подписание (утверждение) внутреннего электронного документа;

5) регистрация внутреннего электронного документа;

6) рассмотрение и исполнение внутреннего электронного документа получателем;

7) контроль исполнения поручений по внутреннему электронному документу;

8) формирование ответа и направление его с внутренним документом в соответствующую базу данных или электронное дело.

СЭД автоматически управляет маршрутом электронного документа, статусами внутренних электронных документов и правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы СЭД автоматически доставляет уведомление очередному участнику работы с внутренним документом.

При автоматической регистрации номер документу присваивается СЭД после завершения подписания (утверждения). Внутренний документ регистрирует служба ДОУ. О поступлении внутреннего электронного документа на регистрацию система информирует службу ДОУ с помощью уведомления. Регистрационный номер формируется автоматически по заданному шаблону.

Чтобы исключить повторное использование регистрационного номера, при регистрации выполняют проверку на наличие ранее зарегистрированного электронного документа с такими же атрибутами. После того как электронный документ зарегистрирован, его автору автоматически направляют уведомление, и он может отправить зарегистрированный документ получателю.
 

Какие операции включает контроль исполнения электронных документов

При формировании модуля (подсистемы) «Мониторинг и контроль» базы данных СЭД вводят данные показателя «Срок исполнения», что автоматически ставит электронный документ на контроль.

Электронный контроль исполнения документов делят на три этапа:

1) текущий контроль (сбор ежедневных сведений о документах, срок исполнения которых истекает);

2) предупредительный контроль (предупреждение о необходимости исполнения документа за пять дней до контрольного срока);

3) итоговый контроль (обобщение результатов по исполнению документов отдельными сотрудниками, структурными подразделениями организации).

Чтобы добиться эффективного контроля исполнения документов, разрабатывают ряд типовых справок-отчётов, создаваемых в автоматическом режиме:

1) справки-отчёты об отправленных электронных документах;

2) справки-отчёты о поступивших электронных документах;

3) справки-отчёты о созданных внутренних электронных документах;

4) справки-отчёты об электронных документах, с которыми работает тот или иной исполнитель;

5) справки-отчёты о неисполненных электронных документах и др.

Контроль исполнения электронных документов включает в себя следующие операции:

1) постановка документа на контроль и установление контрольных сроков исполнения документа;

2) задание маршрута обработки документа (маршрута документа): работник службы ДОУ (контролёр) создаёт цепочку поручений или согласований по обработке документа;

3) движение документа по маршруту:

• исполнение поручений или согласований;
• создание отчётов об исполнении поручений;
• снятие поручений или цепочки поручений с контроля;
• отмена поручения или согласования, а также цепочки поручений или согласований (выполняет контролёр);

4) снятие с контроля всего документа лицом, поставившим документ на контроль, или по его поручению другим лицом.

Ход исполнения электронного документа отражают в его контрольной карточке, содержащей список поручений или согласований и текущее состояние каждого поручения или согласования. Вкладка «Ход исполнения» содержит полную историю операций по исполнению поручения или согласования.

Исполнителям поручений (согласований) и контролёрам СЭД автоматически рассылают уведомления о том, что они назначены выполнять эти функции, а также напоминания о сроках исполнения поручений (согласований).

Контролёр следит за ходом исполнения поручений или согласований по документу верхнего уровня, а также за исполнением документа в целом. Он проверяет сроки и качество исполнения работ по документу. Контролёр выполняетследующие операции:

1) создаёт новые поручения или согласования;

2) прерывает исполнение поручений или согласований;

3) снимает поручения с контроля (как после выполнения, так и досрочно);

4) возвращает поручения исполнителю на доработку;

5) изменяет сроки поручений или согласований, уточняет или изменяет содержание поручений, а также вносит изменения в списки исполнителей по поручениям.

Под поручением понимают задание, выдаваемое исполнителю и связанное с обработкой документа. Поручение включает в себя:

1) имя исполнителя поручения;

2) текст задания;

3) контрольную дату исполнения;

4) фактическую дату выполнения поручения;

5) право редактирования электронного документа.

Если в качестве исполнителя указан один работник, то он считается ответственным исполнителем по поручению. Если работник не является контролёром, он может редактировать только поручения, созданные им самим.

Под согласованием понимают задание, выдаваемое исполнителю и связанное с принятием решения по документу: одобрить его или отклонить. Согласование включает в себя:

1) имя исполнителя;

2) текст задания;

3) контрольную дату исполнения;

4) фактическую дату выполнения;

5) право изменения документа.

Предусмотрены следующие типы поручений и согласований:

1) поручение или согласование верхнего уровня; поручения или согласования могут быть связаны:

• последовательностью исполнения;
• маршрутом прохождения электронного документа;
• в такой цепочке поручение или согласование автоматически вступает в силу после снятия с контроля предшествующего поручения или согласования;

2) подпоручение (поручение по поручению)  – поручение или согласование, создаваемое ответственным исполнителем в ходе выполнения другого поручения или согласования.

Поручения и согласования отображают в контрольной карточке электронного документа. Пользователь, который создал поручение или контролирует его исполнение, может изменять в нём текст, сроки исполнения и список исполнителей. Контроль исполнения электронного документа по существу вопроса возлагают на руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
 

Какие отчёты формирует СЭД

СЭД формирует следующие типовые отчёты:

1. Отчёт о количестве входящих и исходящих зарегистрированных электронных документов.

2. Отчёт о количестве исполненных и неисполненных контрольных поручений.

3. Отчёт по работе с обращениями физических и юридических лиц.

4. Сведения о документах с нарушением сроков исполнения.

5. Сведения о документах с истекающими сроками исполнения.

Система также обеспечивает возможность формирования произвольных отчётных форм в соответствии с потребностями организации. Это подразумевает наличие в СЭД гибких средств создания отчётности с возможностью самостоятельной настройки потребителем новых форм при помощи генератора отчётов.
 

Система электронного документооборота имеет массу преимуществ, одно из которых – высвобождение времени за счёт автоматизации многих процессов. Это касается и работы с потоком электронных документов – входящих, исходящих и внутренних. Главное в работе с ними – наладить правильный алгоритм, систематизировать регистрацию и контроль. Всё остальное сделает умная система.