Результативные переговоры: как обеспечить документальное сопровождение на всех этапах сделки

Заключению договора предшествует долгая и кропотливая работа по согласованию будущих условий сделки. На начальной стадии согласовывают волю сторон и выясняют взаимные интересы. Преддоговорная работа требует подготовки различных бизнес-документов, таких как письма, телеграммы, протоколы и другие. Для документального оформления каждой стадии договорённостей условно можно выделить четыре вида преддоговорных документов, которые обеспечивают в будущем заключение между сторонами договора, в частности:

1) документы, фиксирующие факт встреч и ведение переговоров (приложение 1);

2) документы, фиксирующие предварительные итоги переговоров (приложения 2–4);

3) документы, имеющие характер предварительного договора (приложения 5–7);

4) документы, опосредующие урегулирование разногласий (приложения 8–9)

Поскольку указанные документы обеспечивают заключение договора в будущем, они, за исключением предварительного договора и оферты, не влекут за собой каких-либо юридических последствий.
 

Какие документы фиксируют факт встреч
и ведение переговоров

Основным документом, фиксирующим факт начала ведения переговоров, является протокол записи деловой беседы (приложение 1). Данный документ не носит строго юридического характера, он фиксирует встречу представителей сторон, а также круг обсуждаемых проблем и вопросов. Для обычаев коммерческого оборота некоторых стран составление такого протокола обязательно, поскольку он выступает необходимым элементом делового этикета. При достижении начальных и предварительных договорённостей между сторонами по обсуждаемым темам данный протокол служит основанием для перевода переговоров на новый, более высокий уровень.
 

Какие документы фиксируют предварительные
итоги переговоров

Протокол о намерениях, соглашение о сотрудничестве и протокол о результатах проведения переговоров (приложения 2–4) так же, как и указанный выше документ, не налагают на участников переговоров каких-либо финансовых и юридических обязательств, однако, чтобы избежать противоречий, об этом лучше указать в тексте документа. Протокол о намерениях очень часто выступает прообразом предварительного договора, который уже имеет юридическое значение.
 

Какие документы имеют характер предварительного договора

Предварительный договор

Главным документом, имеющим характер предварительного договора, является непосредственно сам предварительный договор (приложение 5). Согласно ст. 390 ГК РК (Общая часть), по предварительному договору стороны обязуются заключить в будущем договор о передаче имущества, выполнении работ или оказании услуг (основной договор) на условиях, предусмотренных предварительным договором. Его заключают в форме, установленной законодательством для основного договора, а если форму основного договора не установили, то в письменной форме.

Предварительный договор должен содержать условия, позволяющие установить предмет, а также другие существенные условия основного договора. В предварительном договоре указывают срок, в который стороны обязуются заключить основной договор. Если такой срок в предварительном договоре не определили, основной договор должны заключить в течение одного года с момента заключения предварительного договора. В случаях, когда сторона, заключившая предварительный договор, уклоняется от заключения основного договора, она обязана возместить другой стороне вызванные этим убытки, если иное не предусматривают законодательство или договор. Обязательства, предусмотренные предварительным договором, прекращаются, если до окончания срока, в который стороны должны заключить основной договор, его не заключат либо одна из сторон не направит другой стороне предложение заключить этот договор. Протокол о намерениях (договор о намерениях), если в нём прямо не предусмотрены намерения сторон придать ему силу предварительного договора, не является гражданско-правовым договором, и его неисполнение не влечёт за собой юридических последствий.
 

Оферта

Одним из способов заключения договора является его заключение путём обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи. В основном договор заключают данным способом посредством оферты.
 

Офертой признают предложение о заключении договора, сделанное одному или нескольким конкретным лицам, если оно достаточно определённо и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя связанным в случае его принятия (акцепта) ( ст. 395  ГК РК (Общая часть)).

Оферта должна содержать существенные условия договора. То есть оферта – это предложение заключить договор (приложения 6, 7).

В законодательстве установили ряд требований, предъявляемых к оферте, а именно:

• оферта должна содержать всю необходимую информацию относительно существенных условий договора (предмет договора, необходимые сроки, цена и т. д.);
• оферта должна быть достаточно определённой, то есть должна быть обращена к конкретному лицу (или нескольким лицам);
• оферта должна исходить от полномочного лица предприятия;
• оферта должна выражать намерение лица, которое её посылает, считать себя связанным правами и обязанностями в случае принятия предложения, то есть намерение лица заключить договор.

Офертой может выступать письмо, проект договора, гарантийное письмо, а также другой документ, отвечающий указанным выше требованиям и переданный потенциальному партнёру с помощью почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи. В том случае, если необходимые условия в оферте отсутствуют, её можно рассматривать как рекламу или как приглашение к переговорам по поводу будущего договора. Никаких юридических последствий такая оферта не влечёт.
 

Акцепт

Одной оферты для заключения договора недостаточно. Необходимо, чтобы предложение приняли (акцептовали), поскольку договорные отношения между сторонами возникают не из самой оферты, а из одобрения её сторонами.
 

Акцептом  признаётся ответ лица, которому адресована оферта, о её принятии  ( п. 1 ст. 396 ГК РК (Общая часть)).

Принятие предложения о заключении договора (акцепт), как и оферта, тоже должно отвечать определённым требованиям, а именно:

• акцепт должен исходить только от того лица, которому сделана оферта;
• акцепт должен быть безоговорочным, то есть он должен выражать полное согласие с офертой. В данном случае договор считается заключённым и вступает в силу с момента получения акцепта.

Согласно ст. 396 ГК РК (Общая часть), молчание не является акцептом, если иное не вытекает из законодательного акта, обычая делового оборота или из прежних деловых отношений сторон. Совершение лицом, получившим оферту в срок, установленный для её акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т. д.) считается акцептом, если иное не предусматривают закон, иные правовые акты или не указано в оферте.

В случае совершения акцепта с отметкой несогласия стороны с некоторыми, хотя бы и несущественными условиями оферты, он будет считаться новым предложением заключить договор. В данном случае большое значение будут иметь сроки, в течение которых предложение должны принять. Когда оферта сделана с указанием срока для ответа, договор считается заключённым, если ответ о принятии (акцепте) предложения получен в течение этого срока.

Когда срок в оферте не указали, то принятие имеет юридическое значение, если ответ получен в течение нормального необходимого времени, установленного действующим законодательством.

Какими документами регулируют разногласия сторон 

Протокол разногласий

Если у стороны, получившей проект договора, есть возражения по его условиям, то данная сторона составляет протокол разногласий (приложение 8). Протокол разногласий составляют в трёх экземплярах, его подписывает руководитель предприятия (его заместитель) и скрепляют печатью. Один экземпляр протокола остаётся с проектом договора у стороны, которая составила этот протокол; два экземпляра вместе с оформленным договором возвращают стороне, от которой получили проект договора. В графе 1 указывают пункты договора, в отношении которых сторона возражает, в графе 2 – новая редакция условий договора, предлагаемая лицом, составляющим протокол разногласий.
 

Протокол согласования разногласий

Протокол согласования разногласий (приложение 9) стороны составляют для урегулирования спорных условий договора после получения протокола разногласий. Протокол согласования разногласий подписывают руководители предприятий (другие уполномоченные лица) и скрепляют печатями сторон. В графе 1 указывают пункты договора, в отношении которых покупатель возражает, в графе 2 – редакцию, которую он предлагает, в графе 3 – новую редакцию пункта, согласованную сторонами, в графе 4 – пункты договора, по которым стороны к соглашению не пришли (если таковые имеются).
 

Сохраните все документы, касающиеся переговоров, и обеспечьте к ним лёгкий доступ для всех заинтересованных сторон. Это позволит контролировать исполнение обязательств, разрешить возможные споры и проанализировать эффективность переговорного процесса.