Проверка уполномоченными органами документов организации: что важно знать работодателю в 2025 году

К вопросам регулирования архивного дела, осуществляемого уполномоченным органом, относятся государственный контроль за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах (пп. 17) п. 2 ст. 18 Закона о НАФ и пп. 43) ст. 138 ПК РК). Согласно п. 1 ст. 130 ПК РК, сохранность подлинных документов Национального архивного фонда в государственной (государственных архивах) и частной (ведомственных и частных архивах) собственности обеспечивает защиту прав, свобод и законных интересов физических и юридических лиц.

В состав Национального архивного фонда входят (п. 1 ст. 4 Закона о НАФ):

1) законодательные акты и другие официальные документы;

2) управленческая, научно-исследовательская, проектно-конструкторская, технологическая, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая и другая специальная документация;

3) электронные информационные ресурсы, машиноориентированная и аудиовизуальная документация;

4) документальные памятники истории и культуры;

5) документы личного происхождения и иная документация, представляющая национальную ценность;

6) иные документы, поступившие в собственность Республики Казахстан;

7) страховые копии особо ценных документов.
 

Как органы контроля и надзора проводят проверки

Государственный контроль за соблюдением законодательства РК о Национальном архивном фонде и архивах осуществляют в форме внеплановой проверки и профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля в соответствии с ПК РК (ст. 18-1 Закона о НАФ).

К субъектам (объектам) контроля относятся:

• юридические лица, не являющиеся государственными органами, организации в зависимости от организационно-правовой формы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
• подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
• негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ.

Согласно п. 5 ст. 137 ПК РК, профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки проводят органы контроля и надзора одним из следующих действий:

1) посещение субъекта (объекта) контроля и надзора должностным лицом органа контроля и надзора;

2) запрос необходимой информации, касающейся предмета профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

3) вызов субъекта контроля и надзора с целью получения информации о соблюдении им требований, установленных в проверочных листах.
 

По каким критериям субъекты (объекты) надзора относят к степеням риска

Орган контроля и надзора для целей управления рисками при осуществлении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки относит субъекты (объекты) контроля и надзора к одной из следующих степеней риска (п. 3 ст. 141 ПК РК):

1) высокий риск;

2) средний риск;

3) низкий риск.

Отнесение субъектов контроля к степени риска осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности субъектов контроля, связанное с обеспечением сохранности документов НАФ, которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов НАФ и других архивных документов (п. 9 Критериев оценки степени риска).

Согласно п. 10 Критериев оценки степени риска, по объективным критериям относятся:

1) к высокой степени риска:

• юридические лица, не являющиеся государственными органами, организации в зависимости от организационно-правовой формы, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;
• источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

2) к средней степени риска:

• подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы;

3) к низкой степени риска:

• негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ.

В отношении субъектов контроля, отнесённых по объективным критериям к высокой и средней степени риска, применяют субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля.

Субъективные критерии подразделили на три степени: грубая, значительная, незначительная (п. 17 Критериев оценки степени риска).

К грубой степени относится риск уничтожения или порча документов НАФ. При уничтожении документов НАФ применяют ст. 509 КоАП РК.

Уничтожение документов Национального архивного фонда, документов по личному составу без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области, города республиканского значения, столицы – влечёт штраф:

• на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере 10 месячных расчётных показателей (далее по тексту – МРП);
• на субъектов среднего предпринимательства – в размере 20 МРП;
• на субъектов крупного предпринимательства – в размере 40 МРП.

Деяние, предусмотренное частью 1 ст. 509 КоАП РК, совершённое повторно в течение года после наложения административного взыскания, влечёт штраф:

• на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере 20 МРП;
• на субъектов среднего предпринимательства – в размере 40 МРП;
• на субъектов крупного предпринимательства – в размере 80 МРП.

Субъективные критерии определяют с применением следующих этапов (п. 18 Критериев оценки степени риска):

1) формирование базы данных и сбор информации о нарушении требований;

2) анализ информации и оценка рисков.

Для оценки степени риска по субъективным критериям используют следующие источники информации (п. 19 Критериев оценки степени риска):

1) результаты мониторинга отчётности и сведений, представляемых субъектом контроля;

2) результаты предыдущих проверок и профилактического контроля с посещением субъектов (объектов) контроля;

3) результаты анализа сведений, представляемых государственными органами и организациями.

Согласно п. 10 приложения 2 к Критериям оценки степени риска, по объективным критериям относятся:

1) к высокой степени риска:

• источники комплектования Национального архива Республики Казахстан, центральных государственных архивов и государственных архивов, за исключением государственных и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие для организации электронного документооборота систему электронного документооборота (далее по тексту – СЭД) государственных органов или государственные юридические лица,  в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;

2) к средней степени риска:

• подведомственные юридические лица государственных органов и местных исполнительных органов, в деятельности которых формируются документы НАФ и другие архивные документы, использующие СЭД;

3) к низкой степени риска:

• негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы НАФ, использующие СЭД.

В отношении субъектов контроля, отнесённых по объективным критериям к высокой и средней степени риска, применяют субъективные критерии с целью проведения профилактического контроля с посещением субъекта контроля (п. 11 приложения 2 к Критериям оценки степени риска).

Систему оценки и управления рисками регулирующими государственными органами выстраивают с использованием информационных систем оценки и управления рисками, относящих субъекты (объекты) контроля и надзора к конкретным степеням риска и формирующих в автоматическом режиме графики или списки проведения контрольных мероприятий, а также она основывается на государственной статистике, итогах ведомственного статистического наблюдения, а также информационных инструментах (п. 7 ст. 141 ПК РК).
 

Как назначают срок проведения проверки на соответствие требованиям

Основанием для назначения проверки на соответствие требованиям является график (п. 2 ст. 144 ПК РК). Его формируют в информационной системе оценки и управления рисками в автоматическом режиме на ежегодной основе в отношении субъектов (объектов) контроля и надзора с обязательным указанием субъектов (объектов) контроля и надзора, в отношении которых назначена проверка на соответствие требованиям, установленым в проверочном листе за соблюдением законодательства РК о Национальном архивном фонде и архивах (приложение 3 к Критериям оценки степени риска), а также в проверочном листе за соблюдением законодательства Республики Казахстан об электронном документе и электронной цифровой подписи в части электронного документооборота и электронных архивов (приложение 4 к Критериям оценки степени риска).

График проведения проверок на соответствие требованиям в срок до 10 декабря года, предшествующего году проведения проверок, направляют для опубликования на объекте информационно-коммуникационной инфраструктуры «электронного правительства».
 

Как проводят профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверку

Согласно ст. 145 ПК РК, профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверку проводят на основании акта органа контроля и надзора о назначении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки.

В акте о назначении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки указывают:

1) номер и дату акта;

2) наименование государственного органа;

3) фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) и должность лица (лиц), уполномоченного (уполномоченных) на проведение профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

4) сведения о специалистах, консультантах и экспертах, привлекаемых для проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

5) наименование субъекта контроля и надзора или фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) физического лица, в отношении которого назначено проведение профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, его место нахождения, идентификационный номер, перечень объектов контроля и надзора, участок территории;

6) предмет назначенного профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

7) срок проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

8) основания проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат профилактическому контролю с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверке;

9) период проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

10) права и обязанности субъекта контроля и надзора;

11) подпись лица, уполномоченного подписывать акты, и печать государственного органа;

12) подпись руководителя юридического лица либо его уполномоченного лица, физического лица о получении или отказе в получении акта о назначении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки.

Согласно ст. 147 ПК РК, должностные лица органа контроля и надзора, прибывшие на объект для профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, обязаны предъявить субъекту контроля и надзора:

1) акт о назначении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки с отметкой о регистрации в уполномоченном органе в области правовой статистики и специальных учётов;

2) служебное удостоверение либо идентификационную карту.

Началом проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки считается дата вручения субъекту контроля и надзора (руководителю юридического лица либо его уполномоченному лицу, физическому лицу) акта о назначении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, а также ознакомления субъекта контроля и надзора с проверочным листом (при его наличии) с указанием пунктов требований, подлежащих профилактическому контролю с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверке.

Сроки проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки устанавливают с учётом объёма предстоящих работ, а также поставленных задач и не должны превышать:

1) для субъектов микропредпринимательства – не более пяти рабочих дней и с продлением до пяти рабочих дней;

2) для субъектов малого, среднего и крупного предпринимательства, а также субъектов контроля и надзора, не являющихся субъектами частного предпринимательства:

• при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки на соответствие требованиям – не более 15 рабочих дней и с продлением на срок не более 15 рабочих дней;
• при проведении внеплановых проверок – не более десяти рабочих дней и с продлением до десяти рабочих дней.
   

Как оформляют результаты профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки

По результатам профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки должностное лицо органа контроля и надзора составляет:

1) акт о результатах профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

2) предписание об устранении выявленных нарушений в случаях выявления нарушений.

В акте о результатах профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки указывают:

1) дату, время и место составления акта;

2) наименование органа контроля и надзора;

3) дату и номер акта о назначении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки (дополнительного акта о продлении срока при его наличии), на основании которого проведены профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

4) фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) и должность лица (лиц), проводившего (проводивших) профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверку;

5) наименование или фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) субъекта контроля и надзора, должность представителя физического или юридического лица, присутствовавшего при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

6) дату, место и период проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

7) сведения о результатах профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, в том числе о выявленных нарушениях, их характере;

8) наименование проверочного листа и пункты требований, по которым выявлены нарушения;

9) сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом о результатах профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки представителей субъекта контроля и надзора, а также лиц, присутствовавших при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, их подписи или отказ от подписи;

10) подпись должностного лица (лиц), проводившего (проводивших) профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверку.

К акту о результатах профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки прилагают:

1) предписание об устранении выявленных нарушений в случае выявления нарушений;

2) протоколы (заключения) проведённых исследований (испытаний) и экспертиз и другие документы или их копии, связанные с результатами профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, – при их наличии.

По каждому акту о результатах профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, в ходе проведения которых выявили нарушения пунктов требований проверочных листов, выдают только одно предписание об устранении выявленных нарушений.

В предписании об устранении выявленных нарушений указывают:

1) дату, время и место составления предписания;

2) наименование органа контроля и надзора;

3) фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) и должность лица (лиц), проводившего (проводивших) профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверку;

4) наименование или фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) субъекта контроля и надзора, должность представителя физического или юридического лица, присутствовавшего при проведении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

5) дату, место и период проведения профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки;

6) перечень выявленных нарушений в соответствии с пунктами требований проверочного листа с обязательным указанием степени тяжести нарушения в соответствии с субъективными критериями оценки степени риска;

7) указания по устранению выявленных нарушений с указанием сроков их устранения;

8) сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с предписанием представителя субъекта контроля и надзора (руководителя юридического лица либо его уполномоченного лица, физического лица), а также лиц, присутствовавших при профилактическом контроле с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверке, их подписи или отказ от подписи;

9) подпись должностного лица (лиц), проводившего (проводивших) профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверку.

Сроки исполнения предписания об устранении выявленных нарушений определяют с учётом обстоятельств, оказывающих влияние на реальную возможность его исполнения, но не менее десяти календарных дней со дня вручения предписания об устранении выявленных нарушений.

Акт о результатах профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, предписание об устранении выявленных нарушений составляют в трёх экземплярах.

Орган контроля и надзора первый экземпляр акта о результатах профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, предписания об устранении выявленных нарушений сдаёт в электронной форме в уполномоченный орган в области правовой статистики и специальных учётов и его территориальные органы, второй экземпляр на бумажном носителе под подпись или в электронной форме вручает субъекту контроля и надзора (руководителю юридического лица либо его уполномоченному лицу, физическому лицу) для ознакомления и принятия мер по устранению выявленных нарушений и других действий, третий остаётся у органа контроля и надзора.
 

Изъятие и выемку подлинных документов производят в соответствии с нормами УПК РК, а также в случаях, предусмотренных КоАП РК.

Как устранить нарушения, выявленные в ходе профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки

Завершением срока профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки считается день вручения субъекту контроля и надзора акта о результатах профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки не позднее срока окончания профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки, указанного в акте о назначении профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки (дополнительном акте о продлении срока при его наличии).

В течение срока устранения выявленных нарушений, указанных в предписании об устранении выявленных нарушений, субъект контроля и надзора обязан предоставить в орган контроля и надзора, проводивший профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверку, информацию об устранении выявленных нарушений.

В случае устранения выявленных нарушений в сроки, указанные в предписании об устранении выявленных нарушений, субъект контроля и надзора обязан предоставить в орган контроля и надзора, проводивший профилактический контроль с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверку, исчерпывающую информацию об устранении выявленных нарушений с подробным описанием порядка и способов устранения нарушений.

К предоставленной информации об устранении выявленных нарушений субъект контроля и надзора прилагает (при необходимости) материалы, доказывающие факт устранения нарушения.

В случае непредоставления субъектом контроля и надзора в установленный срок информации об исполнении предписания об устранении выявленных нарушений по результатам профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора и (или) проверки орган контроля и надзора в течение двух рабочих дней направляет субъекту контроля и надзора запрос о необходимости предоставления информации об исполнении предписания.

В случае непредоставления информации об исполнении предписания об устранении выявленных нарушений или неустранения нарушений орган контроля и надзора вправе назначить внеплановую проверку.
 

На каких основаниях проводят внеплановую проверку

Основаниями внеплановой проверки субъектов (объектов) контроля и надзора являются (п. 5 ст. 144 ПК РК):

1) контроль устранения нарушений, выявленных по результатам расследования;

2) контроль исполнения предписаний об устранении выявленных нарушений в результате проверки и профилактического контроля с посещением субъекта (объекта) контроля и надзора в случаях, если субъект контроля и надзора более одного раза не предоставил информацию об устранении выявленных нарушений и (или) не устранил нарушения;

2-1) контроль устранения нарушений, являющихся основаниями для применения мер оперативного реагирования;

3) обращения физических и юридических лиц по нарушениям требований законодательства РК при наличии убедительных оснований и подтверждающих доказательств;

4) требования прокурора по конкретным фактам причинения либо об угрозе причинения вреда жизни, здоровью человека, окружающей среде, правам и законным интересам физических и юридических лиц, государства;

5) обращения государственных органов по конкретным фактам причинения вреда жизни, здоровью человека, окружающей среде, правам и законным интересам физических и юридических лиц, государства, а также нарушений требований законодательства Республики Казахстан, неустранение которых влечёт причинение вреда жизни и здоровью человека;

6) повторная проверка, связанная с обращением субъекта контроля и надзора о несогласии с первоначальной проверкой (неправомерность применения мер оперативного реагирования);

7) поручение органа уголовного преследования по основаниям, предусмотренным УПК РК.
 

К проверке документов организации уполномоченными органами работодателю в 2025 году нужно подготовиться особенно тщательно. Комплексный подход к оформлению документов, включая соблюдение всех законодательных норм и требований к внутренней отчётности, способен не только минимизировать риски, но и укрепить репутацию компании. Осознанный подход к ведению документации станет залогом успешной и безопасной деятельности вашей компании.