Документирование и управление документацией в государственных организациях: состав, классификация, стандартизация, унификация и функции документов
Мы начинаем публикацию цикла статей, в которых будем рассматривать общие правила создания и организации работы с официальными документами несекретного характера как на бумажных, так и на электронных носителях информации. В данной статье рассмотрим, из чего состоят, как классифицируются, стандартизируются, унифицируются документы и каковы их функции.
Документированием является процесс создания и оформления документов. Неотъемлемой частью документирования является запись информации на различные носители по установленным правилам. Результатом документирования управленческой деятельности является документ.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая её идентифицировать.
В каждой сфере деятельности создаваемая информация имеет свою специфику, и поэтому документы как носители информации соответственно подразделяются на:
1) медицинские;
2) научно-технические;
3) транспортные;
4) финансовые и другие документы.
Управленческие документы
В организациях, независимо от направлений их деятельности и организационно-правовых форм, обязательно создаётся управленческая документация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. Управленческие документы определяются как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

НА ЗАМЕТКУ
Управленческие документы являются доминирующей среди всех видов и разновидностей документов.
К управленческой документации предъявляется ряд следующих требований:
1) полнота;
2) оперативность;
3) достоверность;
4) точность;
5) адресность;
6) доступность для восприятия человеком.
Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другой организации, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.
Документы затрагивают различные сферы деятельности человека и подразделяются на:
1) текстовые и графические документы;
2) традиционные (рукописные, машинописные) документы;
3) документы на электронных носителях информации;
4) личные и официальные документы и т. д.

ВНИМАНИЕ
Официальным документом является документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Как носители информации управленческие документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любой организации, обеспечивая взаимодействие её структурных подразделений и отдельных работников.

НА ЗАМЕТКУ
Управленческие документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также основанием для справочно-поисковой работы.
В управленческой деятельности управленческий документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:
1) распорядительная деятельность ‒ изданием различных распорядительных документов;
2) планирование ‒ путём подготовки различных планов;
3) учёт ‒ в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;
4) контроль ‒ путём сбора сведений в письменном виде и т. д.
Поэтому управленческие документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:
1) регламентации деятельности организации (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и другие документы);
2) распорядительной деятельности организации (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и другие документы);
3) накопления и обобщения информации (отчёты, акты, доклады и другие документы);
4) передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и другие документы).

ВНИМАНИЕ
Важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность консультативно-совещательных органов организации (протоколы, протокольные постановления и решения), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.
Для управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая сила документов, так как это означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключённой в них информации.
Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, организаций, общественных объединений, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нём свою деятельность или воздерживаются от неё.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа, передаваемое ему законодательством, компетенцией издавшей его организации и установленным порядком оформления документа.
Из определения термина «юридическая сила документа» следует, что организация и должностные лица, издающие документ, обязаны:
1) соблюдать при его подготовке нормы законодательства;
2) издавать документы только в пределах своей компетенции;
3) соблюдать действующие в определённое время общегосударственные правила составления и оформления документов.
К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся:
- официальное наименование организации;
- дата и регистрационный номер документа;
- подпись;
- оттиск печати;
- грифы согласования и утверждения.
В управленческой практике принято различать бумажные документы по степени их подлинности. В связи с чем они бывают: черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над содержанием документа. Черновой документ может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ ‒ это документ, текст которого перепечатан с чернового документа.

ВНИМАНИЕ
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.
Подлинник официального документа ‒ это первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа ‒ это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной.
Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и оттиск печати) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи или принтеров.
Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Организационно-распорядительные документы
Система документации ‒ это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности той или иной организации, её масштабности, места в системе управления и ряда других причин.

НА ЗАМЕТКУ
Независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Пункт 3.1.8. Государственного стандарта СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет организационно-распорядительные документы как документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, в силу своего повсеместного применения система организационно-распорядительной документации имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.
Помимо общих для всех организаций функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику.
Организационно-распорядительная документация тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, она представляет для других систем правовую основу, а с другой ‒ в ней находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учёта, отчётности и т. д.
Стандартизация и унификация документов
Основным направлением совершенствования документации является стандартизация и унификация.
Стандартизация ‒ это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

НА ЗАМЕТКУ
Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае – документа).
Стандартизация ‒ сложный процесс. В её состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой ‒ виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные.
Унификация ‒ это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для идентичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления и оформления, создание трафаретных текстов.
Одним из способов унификации является создание типовых форм и трафаретных текстов документов. Типовые формы и трафареты текстов определяют необходимый набор реквизитов, состав информации документов, её последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

ВНИМАНИЕ
При унификации должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу, оперативное и качественное исполнение, быстрый поиск и физическую сохранность документов.
В сущности, унификация представляет собой выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров.
Исходя из этого, следует, что:
- во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение форм или видов документов, их показателей и реквизитов;
- во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального единообразия в области документирования.
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему управления документацией, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата ‒ от руководителей до рядовых работников.

НА ЗАМЕТКУ
Унификация документов заключается в разработке типовых форм и трафаретных текстов документов, правил их составления и оформления. Типовые формы и трафаретные тексты документов, как правило, оформляются в виде сборника или отражаются в ведомственной (отраслевой) инструкции по делопроизводству или в инструкции по делопроизводству в организации.
Функции документов
Все официальные документы имеют общие и специальные функции.
Общие функции сводятся к следующим:
1) информационная функция, ибо документ создаётся для сохранения информации;
2) социальная функция, так как документ является социально значимым объектом, так как связан с определённой социальной потребностью;
3) коммуникативная функция ‒ документ является средством связи между организациями, общественными объединениями и физическими лицами;
4) культурная функция ‒ документ закрепляет и передаёт культурные традиции общества, в частности, уровень научного и технического развития общества.
Специальными функциями официальных документов являются:
1) управленческая функция – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели;
2) правовая функция – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;
3) историческая функция, так как документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций и передаче на архивное хранение.
В следующем номере журнала рассмотрим системы документации и их определяющие характеристики и признаки.
