Классификация документов: входящие, исходящие, внутренние
Если представить все документы, образующиеся в организации, с ножками и ручками, вышагивающими по своим делам, стройными рядами (а может, и не совсем стройными, ведь у них всё как у людей – кто-то бежит вперёд, а кто-то сильно опаздывает), то документы будут двигаться по следующим направлениям: в организацию, из организации и перемещаться по кабинетам внутри организации. Вот так и происходит классификация документов на входящие, исходящие, внутренние. В статье подробнее рассмотрим классификацию документов по этим направлениям и порядок работы с ними.
Входящие документы
Прежде всего, рассмотрим, какие документы называются входящими и что нужно с ними делать при их поступлении в организацию. Логично предположить, что к входящим относятся все документы, поступающие в организацию извне. Если провести опрос и попросить сотрудников назвать любой входящий документ, то большинство скажут, что это письмо. И действительно, мы ассоциируем письмо с конвертом, на котором написаны адреса получателя и отправителя, и почтальоном или курьером, доставляющим нам это письмо. И это верно, но только вот в конверте может находиться не только непосредственно служебное письмо как документ (письмо-запрос, письмо- уведомление, письмо-разрешение и пр.), но и другие виды документов. В организацию могут прислать договоры, акты выполненных работ, счета на оплату, отчёты, инструкции, приказы и др., которые также могут быть доставлены курьером и будут упакованы в конверт.
НА ЗАМЕТКУ
Письмо – это документ, образующийся в деятельности организации, служит в основном для обмена информацией. Письмо пересылается чаще всего с помощью почтовой службы. А если в офис поступает конверт с содержимым, то в нём совсем не обязательно должно находиться письмо!
Входящие документы – это все документы, поступающие в организацию.
Входящие документы обязательно должны пройти первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию.
Согласно п. 51 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее – Типовые правила документирования), утверждённых приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 (с изменениями и дополнениями от 29.12.2017), первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке их к передаче по назначению. Это обозначает, что ответственный за документационное обеспечение должен убедиться, что конверты с документами доставлены по назначению, конверты и упаковка не повреждены. Далее конверты вскрываются, проверяется комплектность и целостность документов. Если на конверте стоит пометка «лично», то такие конверты передаются адресату невскрытыми. На регистрируемых входящих документах проставляется регистрационный штамп организации. На штампе должна быть обязательно указана дата поступления документа и регистрационный номер.
ВНИМАНИЕ
Не все поступающие в организацию документы подлежат регистрации.
Входящие документы могут быть зарегистрированы в организации с помощью регистрационных карточек или журнала регистрации входящих документов (приложение 1).
Исходящие документы
Исходящие документы – это письма-ответы организации на входящие документы, также они могут быть составлены на основании внутренних документов. Имеются исходящие документы, представляющие собой запросы, просьбы, требования, направленные в другие учреждения. Такие документы, так же как и входящие, должны быть проверены на правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе.
Согласно п. 64 Типовых правил документирования, подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня, а телеграммы и телефаксы – незамедлительно.
Передача документов вместе с оригиналами исполненных документов осуществляется в те структурные подразделения или подведомственные организации, которые являлись основными исполнителями и производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел.
Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращён, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в используемой в организации регистрационной форме исходящих документов.
Внутренние документы
НА ЗАМЕТКУ
Отличительный признак внутренних документов – это то, что они не покидают пределы организации. Зачастую документы, обращающиеся внутри компании, – наименее регламентированная часть документооборота. Внутренние документы создаются и обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в рамках организации.
Перечень внутренних документов достаточно обширен: акты, приказы, распоряжения, внутренняя переписка, протоколы, доверенности, договоры и пр.
Процесс подготовки и оформления внутренних документов соответствует прохождению исходящих документов, а вот на этапе исполнения – соответствует исходящим документам.
Передача внутренних документов между структурными подразделениями организации производится с соответствующими отметками в регистрационной форме.
Исходящие и внутренние документы подлежат регистрации в журналах установленной формы (приложение 2).
ВНИМАНИЕ
Документы регистрируются в организации один раз: входящие – в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения).
На сегодняшний день возможность ведения делопроизводства в электронной форме значительно упрощает работу офис- менеджеров и секретарей. Однако полностью исключить бумажные документы нельзя, поэтому необходимо соблюдать требования законодательства, опираясь на Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.
Приложение 1
Приложение 2
