Когда использовать факсимиле и на каких документах его ставить

Одними из главных реквизитов официальных документов, придающим им юридическую силу, являются подпись должностного лица и печать организации (пп. 5), пп. 6) п. 13 Правил документирования).

В некоторых организациях во время отсутствия первого руководителя используют его факсимильную подпись. Законно ли это? Можно ли ставить в официальных документах факсимильную подпись? Для начала давайте разберёмся, что такое факсимиле?

Факси́миле (от лат. fac simile – букв. «делай подобное») – воспроизведение любого графического оригинала – рукописи, рисунка, чертежа, гравюры, подписи, монограммы, передающее его вполне точно, со всеми подробностями.

Факсимиле от других форм репродуцирования отличает наиболее точное воспроизведение первоисточника по масштабу, цвету, состоянию и другим характеристикам, то есть это копия, которая максимально соответствует оригиналу.
 

Юридические последствия использования факсимиле

Письменную форму сделки совершают на бумажном носителе или в электронной форме. Сделка, совершённая в письменной форме, должна быть подписана сторонами или их представителями, если иное не вытекает из обычаев делового оборота.

При совершении сделки допускается использование средств факсимильного копирования подписи, электронной цифровой подписи, если это не противоречит законодательству или требованию одного из участников (ст. 152 ГК РК (Общая часть)).

То есть если покупатель не против, чтобы представитель продавца подписал договор при помощи факсимиле, то он может воспользоваться им. Но это может быть чревато опасными последствиями. Позже продавец может отказаться от факсимильной подписи, отрицая то, что он подписывал данный документ, ведь подпись на нём не является собственноручной. И такой договор может быть расторгнут из-за отсутствия юридической силы.

По правилам документ подписывают светостойкими чернилами. Не допускается подписание подлинника документа проставлением факсимиле (п. 31 Правил документирования).

Мнение эксперта

Законами Республики Казахстан и (или) по требованию одной из сторон могут устанавливаться дополнительные требования, которым должна соответствовать форма сделки, в частности, совершение на бланке определённой формы, скрепление печатью юридического лица, если данное лицо в соответствии с законодательством Республики Казахстан должно иметь печать (п. 3 ст. 152 ГК РК (Общая часть)).

Для бумажных документов оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации проставляют после наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая его личную подпись (п. 27 Правил документирования).

Так как факсимильная подпись не является подлинной подписью должностного лица, то проставление на ней печати является нарушением законодательства.

В организации не только бухгалтерские документы, но и официальные письма, договоры, соглашения, приказы и документы, подлежащие утверждению – правила, инструкции, положения, графики, акты, протоколы, расписания и т. д. – первый руководитель должен подписывать собственноручно. В его отсутствие на работе официальные документы подписывают должностные лица, которым переданы полномочия первого руководителя на основании доверенности и приказа.

Таким образом, факсимиле – это всего лишь маленький помощник, который обладает небольшими правами. В официальных документах основная роль отдаётся живой подписи, должностное лицо проставляет её собственноручно.
Факсимиле в подлинных документах не используют, а печать, проставленная на факсимиле, не может подтверждать достоверность подписи должностного лица. Зная эти простые правила, вы никогда не совершите оплошность.