Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов: как облегчить поиск деловой бумаги и контролировать её перемещение

Регистрация входящих документов: какие нюансы надо учесть

Входящим называют документ, поступивший в организацию. Чтобы подтвердить факт его получения компанией – зарегистрируйте входящий документ. Для этого каждому полученному документу присвойте свой номер и внесите основные данные о нём в специальную форму (например, в журнал регистрации или регистрационные карточки).

Экспедиционная обработка входящих документов заключается в проверке:

1) правильности доставки и целостности вложений;

2) фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке документов к передаче по назначению.

Конверты не уничтожают в случаях:

1) когда только по ним можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа;

2) при поступлении личных документов граждан;

3) когда не проставили дату в полученном документе или она сильно расходится с датой получения;

4) если просрочили срок исполнения входящего документа;

5) при поступлении обращений физических и юридических лиц;

6) при отсутствии на конверте отметок «Лично» или отметок, обозначающих ограничение доступа к информации; кроме того, если при вскрытии конверта обнаружили, что документы имеют особый статус;

7) при значительном повреждении конверта;

8) при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.

В перечисленных случаях конверты скрепляют вместе с документами и далее по инстанциям передают на исполнение в комплекте. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают в почтовое отделение.

На полученных документах проставляют регистрационный штамп, указывают дату поступления. Во время предварительного рассмотрения документов их распределяют с учётом компетенций:

1) руководителю организации;

2) заместителю руководителя организации;

3) в структурное подразделение или конкретному должностному лицу организации.

То есть необходимо соблюдать иерархию и баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение документов.

Исключение из этого правила делают для входящих в перечень нерегистрируемых документов. Данную категорию документов передают в соответствующее структурное подразделение организации по профилю документа.

Процесс регистрации входящих документов закрепите в Инструкции по делопроизводству в организации.

Алгоритм работы с входящим документом сводится к следующему:

1) экспедиционная обработка входящего документа;

2) регистрация входящего документа в регистрационно-контрольной форме;

3) передача входящего документа на рассмотрение руководителю организации;

4) проставление в регистрационно-контрольной форме резолюции руководителя организации;

5) передача входящего документа исполнителю (исполнителям) под подпись;

6) постановка передачи входящего документа на контроль исполнения, причём контроль исполнения по срокам возлагают на службу ДОУ, а контроль исполнения по существу вопроса – на руководителя структурного подразделения организации.
 

Регистрация исходящих документов: что входит в обработку

Исходящими считают документы, которые создают в пределах организации и отправляют в другие компании или физическим лицам. Если организация имеет подчинённые организации, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения и др.), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации, как правило, направляют:

1) докладные записки;

2) отчёты;

3) справки;

4) обзоры;

5) письма;

6) телеграммы;

7) телефонограммы;

8) факсы;

9) сообщения, переданные по электронной почте и др.

Обработка исходящих документов включает в себя:

1) составление черновика исходящего документа;

2) подготовку проекта исходящего документа;

3) согласование (визирование) проекта исходящего документа;

4) перевод текста документа на государственный или иной язык;

5) подписание (утверждение) исходящего документа;

6) отправку исходящего документа адресату.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает головной исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Головной исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очерёдность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно составляет черновик, готовит проект документа, обеспечивает его согласование (визирование). Он должен доставить в службу ДОУ организации проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ передают соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передают со всеми материалами, на основании которых его готовили. Если к проекту документа приложили замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, их обязательно прикладывают к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и вернуть на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями, вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

1) проверка оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

2) проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

3) проставление исходящего регистрационного индекса;

4) обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

1) сортировку;

2) вложение в конверты;

3) адресование;

4) передачу в отделение почтовой связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

1) правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметки о категории отправления);

2) наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

3) правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправляли по факсу.

На заказную корреспонденцию в службе ДОУ организации составляют опись рассылки, в конце которой проставляют фамилию работника, её подготовившего, и дату отправки.

При оформлении реквизита «адресат» необходимо учитывать следующее.

Элементы адреса и порядок их расположения определили в п. 16 Правил предоставления услуг почтовой связи.
 

Адреса заполняют в следующем порядке:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии) физического лица или наименование юридического лица;

2) название улицы (проспекта, бульвара, микрорайона и т. д.), номер дома, номер квартиры;

3) название населённого пункта (города, посёлка, аула или села);

4) название района;

5) название области;

6) название страны (для международных отправлений);

7) почтовый индекс.

Для ускорения получения отправитель при наличии указывает домашний и (или) мобильный номер телефона адресата (получателя/отправителя), адрес электронной почты либо электронный абонентский почтовый ящик.

Адрес отправителя указывают в левом верхнем углу почтового отправления, адресата – в правой нижней части почтового отправления. Строки в адресном блоке выравнивают с левой стороны.

Почтовые отправления могут быть:

1) простыми отправлениями (принимаются от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (его законному представителю) без его расписки в получении);

2) регистрируемыми отправлениями: заказными, с объявленной ценностью, обыкновенными (принимаются от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату (его законному представителю) с его распиской в получении).

Регистрируемые почтовые отправления пересылают с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.

Рекомендуем организациям отправлять корреспонденцию заказной почтой (в том числе с уведомлением) только в тех случаях, когда этого требует законодательство, или в случаях крайней необходимости.

Услуги почтовой связи являются платными. Для подтверждения оплаты услуг почтовой связи по пересылке простой и заказной корреспонденции, оказываемых организациями почтовой связи, применяют государственные знаки почтовой оплаты. В качестве государственных знаков почтовой оплаты используют:

1) почтовые марки или наносимые типографским способом на почтовые конверты и почтовые карточки (открытки);

2) оттиски государственных знаков почтовой оплаты, наносимые франкировальными машинами;

3) иные знаки, установленные уполномоченным органом в сфере информации и коммуникаций, наносимые типографским способом.

Наклеивание почтовых марок на конверты корреспонденции на сумму стоимости услуги почтовой связи входит в обязанность отправителя. Наклеивать одну почтовую марку на другую запрещено. Государственные знаки почтовой оплаты размещают в правом верхнем углу конверта корреспонденции.

Простую корреспонденцию, оплата услуг по пересылке которой подтвердили почтовыми марками, опускают в почтовые ящики. Корреспонденцию с оттисками клише франкировальных машин и иными знаками, подтверждающими оплату услуг почтовой связи, принимают в объектах почтовой связи, определённых оператором почтовой связи.
 

Регистрация внутренних документов: в чём особенность

Внутренним считают официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Их регистрируют децентрализовано по группам в тех структурных подразделениях, где создают и оформляют: в службе бухгалтерского учёта и отчётности, службе работы с персоналом, юридической службе и т. д.

Регистрируют внутренние документы в день подписания или утверждения и заполняют следующие данные:

1) порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

2) дату документа (регистрации);

3) краткое содержание;

4) структурное подразделение, подготовившее документ;

5) исполнителя;

6) срок исполнения;

7) отметку об исполнении (ход исполнения);

8) номер дела, куда подшили документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации внутренних документов могут добавить другие данные: количество листов, наличие приложений и т. д.

Каждый вид внутреннего документа (приказы, распоряжения, докладные записки и др.) регистрируют и нумеруют самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносят на документ. К номеру добавляют буквенные обозначения. Например:

1) к приказу руководителя организации по личному составу – «л/с» или «к» – кадры;

2) к номеру распоряжения руководителя организации – буква «р» – распоряжение и т. д.
 

При внедрении рациональной системы регистрации документов служба ДОУ владеет информацией обо всех документах организации. Кроме того, это позволяет выполнять квалифицированно и оперативно информационно-справочную работу, контролировать исполнение документов.