Международная архивная практика: какие инструменты использовать для измерения контрольных показателей
Как измерить архивные контрольные показатели
Измерение контрольных архивных показателей (метрик) правильным способом – это ключ для оценки воздействия мероприятий, проводимых архивами. Эффективные измерения в архивной практике важны для согласования целей, отслеживания взаимодействия, оказания влияния на принятие тех или иных решений, подтверждения экономии средств и налаживания партнёрских отношений.
Архивисты приступают к измерению воздействия своей деятельности, устанавливая контрольные показатели, соответствующие их глобальным целям. Эти контрольные показатели являются ориентиром для оценки эффективности и прогресса с течением времени. Сопоставляя контрольные показатели с предыдущими достижениями, архивисты получают ценную информацию о ходе реализации своих инициатив. Это позволяет им адаптировать и корректировать свои стратегии, чтобы добиться ещё большего успеха.
Чтобы оценить влияние своих инициатив, архивисты, помимо сопоставления с предыдущими достижениями, также применяют различные инструменты и методики для измерения. Эти оценки могут включать качественный и количественный анализ, опросы пользователей и метрики вовлечённости в работу архива. Используя в совокупности разнообразные методы оценки, архивисты могут понять, насколько эффективны их усилия по обеспечению сохранности и доступности архивных документов.
Более того, такой разносторонний подход даёт архивистам возможность выявлять как сильные стороны, так и области, которые нуждаются в усовершенствовании. Регулярно проводимая оценка и адаптация стратегий способствуют динамичности и эволюции архивных практик, позволяют своевременно реагировать на меняющиеся потребности своей аудитории и заинтересованных сторон.
Как отслеживать взаимодействие с пользователями
Один из основных инструментов измерения влияния архивов – это тщательное отслеживание взаимодействия с пользователями, оно необходимо, чтобы удовлетворить предпочтения и потребности аудитории. Архивисты используют инструменты цифровой аналитики для мониторинга различных показателей, таких как посещаемость веб-сайта и взаимодействие с пользователями, а также для сбора статистики. Эти данные представляют собой кладезь информации, позволяющей выявить те материалы, к которым пользователи обращаются наиболее часто.
Вооружившись этими знаниями и идеями, архивисты могут курировать коллекции с учётом предпочтений и потребностей пользователей, повышая тем самым практическую ценность своих ресурсов. Способность продемонстрировать возросшую вовлечённость пользователей – это значимое подтверждение актуальности и доступности архивных материалов. Более того, анализ данных о вовлечённости выходит за рамки только выявления популярных материалов, благодаря этому повышается уровень удовлетворённости пользователей, совершенствуются стратегии информационно- просветительской работы с аудиторией. Архивисты используют это информационное сокровище для расширения существующих коллекций, планирования будущих приобретений и усилий по оцифровке.
Выявляя те или иные закономерности в поведении пользователей, архивисты могут принимать более обоснованные решения об оцифровке определённых типов документов или о расширении определённых тематических коллекций. Кроме того, эти данные позволяют архивистам выявлять требующие внимания или заполнения пробелы в контенте. Подобный подход обеспечивает реагирование на меняющиеся потребности и интересы пользователей. Постоянное отслеживание вовлечённости формирует своего рода «дорожную карту» для постоянного улучшения и адаптации.
Как архивные программы могут влиять на стратегию компании
Архивисты могут измерить влияние на принимаемые компанией решения, используя количественные показатели/метрики, а также качественные оценки, основанные на архивных материалах.
Исторический контекст становится ориентиром в принятии стратегических и правовых решений, в проведении маркетинговых кампаний и реализации различных инициатив. Архивисты документируют те случаи, в которых их вклад повлиял на решения, принятые в компании. Этот связующий элемент между архивными программами и стратегией компании укрепляет роль архивистов, как незаменимых участников процесса принятия решений.
Ещё одним аспектом измерения архивного воздействия является демонстрация ощутимых преимуществ архивных инициатив. К примеру, оцифровка играет ключевую роль в оптимизации поиска документов, в сокращении объёмов физической обработки документов и в минимизации износа материалов. Количественная оценка времени и ресурсов, сэкономленных благодаря эффективным архивным процессам, является убедительным аргументом в пользу ценности архивных услуг. Архивисты могут в таком случае с уверенностью утверждать, что благодаря своим стратегическим инициативам они обеспечивают сохранение истории, а также экономию средств и повышение эффективности.
Влияние архивистов часто выходит за рамки их непосредственной сферы деятельности и проявляется благодаря стратегическому сотрудничеству. Архивисты измеряют свой вклад, демонстрируя партнёрские отношения с юридическими, маркетинговыми, исследовательскими и другими структурными подразделениями компании. Совместные проекты с использованием архивных ресурсов в разнообразных сферах деятельности, позволяют увидеть более широкие цели организации, в достижении которых участвуют архивисты. Благодаря таким партнёрским отношениям архивисты расширяют и усиливают своё влияние, подтверждая свою необходимость для успеха различных начинаний в компании.
Цифровые архивы: как обеспечить долговременный доступ
Влияние архивной деятельности на человечество несомненно: архивисты сохраняют историю и вносят свой вклад в достижение стратегических целей компаний. Но почивать на лаврах просто некогда. Окружающая действительность ежеминутно меняется, внося коррективы в отлаженную десятилетиями систему. Сегодня перед архивистами стоит мегасложная задача – цифровизация архивов. Какие конкретные задачи нужно решать?
Обеспечение долгосрочного доступа к цифровым архивам. При долгосрочном хранении нужно обеспечить, чтобы цифровые архивы оставались доступными и пригодными для использования. Цифровые записи подвержены различным угрозам, таким как технологическое устаревание, повреждение данных и отсутствие необходимых метаданных. Без стратегий сохранения цифровую информацию можно потерять навсегда. Архивисты должны знать о новейших технологиях и передовых методах хранения цифровых данных. Им необходимо сотрудничать с другими заинтересованными сторонами для обеспечения долгосрочной сохранности цифровых архивов. Иными словами, архивисты должны стоять на защите цифрового наследия.
Обеспечение миграции файлов. Одной из важнейших стратегий сохранения цифровых данных является миграция файлов – процесс перемещения цифровых файлов с одного формата или носителя на другой. Это необходимо для сохранения пригодности цифровых архивов к использованию по мере развития технологий. К примеру, файлы, хранящиеся на устаревших носителях, таких как дискеты, или в устаревших форматах необходимо привести к современным стандартам. Архивисты должны знать о технологических достижениях, чтобы обеспечить доступность цифровых записей путём переноса файлов, проверки их целостности и сохранения метаданных.
Обращение к устаревшим форматам. Работа с устаревшими цифровыми форматами является проблемой. Архивисты должны разрабатывать стратегии для доступа к файлам, созданным в форматах, которые больше не поддерживаются современным программным обеспечением или аппаратными средствами, и их сохранения. Для этого может потребоваться ПО для эмуляции, чтобы воссоздать исходную вычислительную среду, или преобразование файлов в более стабильные форматы. У каждого метода есть свои плюсы и минусы: эмуляция может сохранить исходный пользовательский опыт. Тем не менее она может быть технически сложной, а преобразование может сделать файлы более доступными, но при этом есть риск потери некоторых исходных функций. Архивисты должны обязательно учитывать эти факторы и выбирать наиболее подходящий подход в каждой конкретной ситуации.
Регулярный обзор цифровых активов. Сохранение цифровых данных – это непрерывный процесс. Проверка и обновление цифровых архивов обеспечивает долгосрочный доступ к ним. Периодические проверки надо проводить для оценки состояния цифровых активов и выявления файлов, находящихся под угрозой. Архивисты также должны быть в курсе новых разработок в области сохранения цифровых данных и соответствующим образом адаптировать свои стратегии. Внедрение надёжной политики сохранения цифровых данных, в которой описывают процедуры проверки и обновления, может помочь сохранить целостность цифровых архивов с течением времени. Обучение персонала передовым методам и новым технологиям имеет решающее значение для практической работы по сохранению данных. Архивные технологии предоставляют инструменты и системы, повышающие эффективность архивных процессов. Передовые программные решения упрощают автоматизацию рутинных задач, таких как перенос файлов, проверка целостности и управление метаданными. Помимо этого, новые технологии, такие как искусственный интеллект и машинное обучение, могут помочь выявлять файлы, находящиеся под угрозой, прогнозировать потенциальные проблемы с сохранением и предлагать оптимальные стратегии для поддержания цифровых коллекций.
Сотрудничество организаций с архивистами. Учитывая трудности, связанные с сохранением цифровых данных, сотрудничество с архивистами обеспечивает бесценный опыт и поддержку. Архивисты обладают обширными знаниями о методах сохранения, стандартах метаданных и об управлении цифровыми активами. Сотрудничество с профессионалами помогает компаниям разрабатывать комплексные планы по сохранению данных и внедрять передовые методы. Кроме того, архивисты могут проводить обучение и предоставлять ресурсы для сотрудников, гарантируя, что все, кто занимается управлением цифровыми архивами, обладают необходимыми навыками и знаниями. Создание атмосферы сотрудничества позволяет организациям совершенствовать свои методы сохранения цифровых данных и защищать своё цифровое наследие для будущих поколений. Вовлечь сообщество в процесс сохранения цифровых данных можно, организовав мастер-классы и семинары, на которых надо информировать о важности сохранения цифрового наследия. Также можно инициировать краудсорсинговые проекты, позволяющие участникам сообщества вносить свой вклад в маркировку метаданных и идентификацию цифровых активов. Кроме того, создание онлайн-платформ, на которых люди могут делиться своими цифровыми артефактами и историями, может способствовать формированию коллективного чувства причастности и ответственности за сохранение цифровых данных.
Использование комплексного подхода в сохранении цифровых архивов. Обеспечение долгосрочного доступа к цифровым архивам и их сохранности требуют комплексного подхода. Стратегии долгосрочного хранения, миграция цифровых файлов и работа с устаревшими форматами являются важнейшими составляющими этих усилий. Проверка и обновление цифровых архивов, а также сотрудничество с архивистами обеспечивают целостность и доступность цифровых записей. Являясь хранителями цифрового наследия, архивисты играют важнейшую роль в сохранении прошлого, используя свой опыт для решения проблем цифровой эпохи.
Не бойтесь экспериментировать с различными метриками и подходами. Успех в измерении показателей в архивной практике часто зависит от готовности к инновациям и использованию современных инструментов. Помните, что цель – не просто собрать цифры, а понять, как архив может служить обществу более эффективно .
