Характеристика с места работы: составляем правильно
Как составить характеристику на сотрудника? Наверняка каждый специалист кадровой службы неоднократно сталкивался с таким вопросом. И в данном аспекте нет места личностным взаимоотношениям, субъективным оценкам и ложной информации. В статье разберём структуру составления и оформления характеристики с места работы.
Характеристика с места работы – это официальный документ, в котором описываются и оцениваются личностные и профессиональные качества сотрудника, кратко излагается трудовая и общественная деятельность. А с другой стороны, составитель берёт на себя ответственность за будущее человека, возможно, за его продвижение по карьерной лестнице, за профессиональную деятельность, за возможность работать в какой-то определённой компании.
Для начала разберёмся, кто должен составлять характеристику на сотрудника. В данном вопросе жёстких ограничений нет. Единственное условие состоит в том, что составляющий характеристику должен достаточно хорошо знать того сотрудника, на которого она составляется, чтобы изложить достоверную и актуальную информацию.
Очень часто характеристику составляет непосредственный руководитель, и, конечно же, к этому процессу привлекаются специалисты кадровых служб. Важное условие написания характеристики – необходимо владеть информацией о сотруднике.
Далее нужно определиться, для каких целей составляется характеристика и где она будет использована.
Все документы, издаваемые в организации, подразделяются на внутренние и внешние, то есть те, которые будут использованы внутри компании, и те, которые создаются для перенаправления в другие организации. И характеристика не является исключением.
Для использования внутри компании характеристика может потребоваться при переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое, при рассмотрении кандидатов на повышение в должности, при дисциплинарных взысканиях и различных поощрениях. По просьбе самого сотрудника составляются характеристики, которые нужны для предъявления в сторонние организации по месту требования. Такие характеристики относятся к внешним документам.
Оформление характеристики
Общий формат оформления характеристики должен соответствовать требованиям, установленным в компании для организации ведения делопроизводства.
Несмотря на то, что нет чётких требований для написания характеристик, существует общепринятая структура, которой стоит придерживаться при написании.
Структура оформления выглядит следующим образом:
1. Заголовок.
2. Анкетные данные.
3. Описание трудовой деятельности.
4. Описание личностных и профессиональных качеств.
5. Дополнительные сведения.
6. Заключение.
Разберём порядок оформления характеристики более подробно.
В заголовке обязательно указывается:
- название документа «ХАРАКТЕРИСТИКА»;
- дата документа;
- реквизиты организации.
В следующем разделе следует указать:
- фамилию, имя, отчество (при его наличии) того, на чьё имя выдаётся характеристика;
- дату его рождения;
- информацию об образовании.
Описание трудовой деятельности можно начать с даты приёма сотрудника на работу, далее поэтапно изложить ротацию.
НА ЗАМЕТКУ
Если же сотрудник с момента приёма работает всё в той же должности, то можно кратко указать выполняемые обязанности.
Достаточно указать только основные сведения, но допустимо дополнительно указать наличие профессиональной деятельности до прихода в эту компанию. И будет нелишним указать наиболее значимые результаты работы.
Описание личностных и профессиональных качеств предполагает соответствие профессиональным компетенциям, деловые качества, способности и умения.
Личностные качества могут быть выражены в социальной активности и взаимоотношениях, соответствии корпоративной культуре, принятой в компании.
Имеющиеся поощрения и награждения тоже должны быть отображены в характеристике.
В заключение указывается место назначения характеристики, то есть куда она должна быть представлена.
В некоторых случаях очень важно, чтобы характеристика не была формальной, а имела вполне конкретные и информативные сведения, чтобы в характеристике сотрудник описывался не только с положительной стороны, а также были учтены и недостатки в работе.
Рассмотрим пример такой характеристики.
ТОО «ООО»
г. Алматы
20 февраля 2018 года
ХАРАКТЕРИСТИКА
на директора по персоналу
Жунусову Асель Сериковну
Жунусова Аселя Сериковна, 1979 года рождения, в 2001 году окончила с отличием Казахский Государственный университет по специальности «организационная психология», в 2005 году окончила Академию экономики и права по специальности «финансы и кредит».
В ТОО «ООО» работает с 2 февраля 2015 года. Принята на должность «менеджер по персоналу». С 1 августа 2017 года переведена на должность «директор по персоналу».
За время работы проявила себя как дисциплинированный и ответственный сотрудник. Практически все поставленные задачи выполняла качественно и в установленные сроки. Умеет грамотно планировать рабочее время и работать с большим объёмом информации, вследствие чего постоянно поддерживала работоспособность на уровне выше среднего. Соблюдала трудовую дисциплину и правила внутреннего трудового распорядка. Проявляла инициативу в выполнении различных задач и активно стремилась к завершению проектов и своевременному выполнению всех задач и поручений. Способна контролировать ход выполняемых задач в целом по структурному подразделению и брать ответственность за принятые решения, что способствовало повышению в должности.
Принимала активное участие в общественной жизни коллектива. Организовала «активную группу сотрудников», ответственную за психологический климат в коллективе. Разработала и провела пять корпоративных мероприятий.
После нескольких замечаний по оформлению кадровой документации проявила инициативу и организовала обучение для сотрудников с привлечением стороннего учебного центра.
Имеет ярко выраженные лидерские качества, умеет общаться и продуктивно работать с персоналом. Имеет активную жизненную позицию, но в меру осторожна, не будет приступать к выполнению трудоёмких задач без предварительного анализа рисков и учёта поставленных сроков выполнения. Иногда в сложных ситуациях проявляет излишнюю эмоциональность. В целом зарекомендовала себя как ответственный и целеустремлённый сотрудник, готовый вести коллектив за собой. Дружелюбна и внимательна к коллективу.
Характеристика выдана для предъявления по месту требования.
Директор подпись А. Асанов
В данном примере рассматривается ситуация, когда сотрудник имеет два высших образования и был повышен за время работы в компании в должности. В описании деловых качеств взяты во внимание сроки выполнения заданий и качество выполняемых работ. Важными критериями профессионализма сотрудников является умение перерабатывать информацию, планировать и контролировать ход дел, что и отображено в данном примере характеристики. Участие в общественной жизни коллектива указано конкретно, описаны морально-нравственные качества и учтены недостатки в работе. Наверное, это один из тех пунктов в характеристике, который сложнее всего писать. Углубляться в личностные взаимоотношения не стоит, достаточно просто отметить имеющиеся нарушения плановой, производственной или трудовой дисциплины либо невыполненные проекты.
Рассмотрим пример внутренней характеристики на технического специалиста.
ТОО «ООО»
г. Алматы
20 декабря 2017 года
ХАРАКТЕРИСТИКА
на механика по обслуживанию производственного оборудования
Алиева Айдара Болатовича
Алиев Айдар Болатович, 1993 года рождения, в 2015 году окончил Казахский Национальный технический университет имени Каныша Сатпаева по специальности «инженер-технолог инструментального производства».
Работает в должности механика с февраля 2016 года. Свои должностные обязанности исполняет в строгом соответствии с должностной инструкцией и другими нормативными актами, предусмотренными для выполнения определённых видов работ.
Хорошо знает правила и организацию подразделения, отвечающего за ремонт и эксплуатацию оборудования предприятия, его технические характеристики и правила обслуживания и эксплуатации. В своей повседневной деятельности умело применяет имеющиеся технические знания и навыки.
В течение всего периода работы обеспечивает бесперебойную эксплуатацию всего вверенного оборудования. Своевременно и качественно проводит технический осмотр, техническое обслуживание и требуемую модернизацию. Соблюдает выполнение планов с соблюдением графиков профилактического осмотра и ремонта оборудования. Грамотно и рационально составляет заявки на приобретение запасных частей, готовых узлов оборудования и инструментов. Принимает активное участие в приёме, сборке и установке нового оборудования, но старается избегать трудоёмкого и монотонного труда.
В этом году принимал участие в создании централизованной автоматизированной системы управления производственными процессами. Стал инициатором создания резервной производственной базы. В декабре 2016 года награждён почётной грамотой за неравнодушное и ответственное выполнение возложенных обязанностей, трудолюбие и преданность компании.
В марте 2017 года по собственной инициативе прошёл дополнительное обучение по программе «Профессиональная подготовка молодых специалистов». Регулярно совершенствует свои профессиональные способности, посещает все обучающие мероприятия, проводимые внутри компании.
К выполнению дополнительно порученных работ относится ответственно и старательно, с соблюдением установленных сроков. Всегда опрятен и аккуратен. Способен быстро реагировать на изменения, внедряемые в компании.
С коллегами всегда ведёт себя дружелюбно и вежливо, придерживается деловых взаимоотношений. Среди коллег пользуется заслуженным авторитетом, всегда готов помочь молодым специалистам, принятым в компанию. На критику реагирует спокойно, замечания принимает конструктивно, недостатки старается устранить в кратчайший срок.
Рекомендуется для перевода на должность главного механика по обслуживанию производственного оборудования.
Начальник
производственного отдела подпись М. Купреев
Эта характеристика предназначена для внутреннего использования в компании при рассмотрении кандидатов на должность главного механика. Составляет и подписывает такую характеристику непосредственный руководитель.
От того, как и какие достижения и качества сотрудника будут описаны в такой характеристике, зависит карьерный рост сотрудника. Поэтому к написанию характеристик нужно подойти очень ответственно. Важно указать действительно значимые достижения в работе, адекватно и правдиво подойти к оценке личностных качеств и имеющихся недостатков или пробелов в работе и знаниях.
Характеристика составляется на листе бумаге формата А4 и заверяется печатью. Текст характеристики можно набрать на компьютере либо написать от руки.
В следующем номере журнала продолжим тему и рассмотрим фразы, речевые обороты и готовые шаблоны предложений, которые можно использовать при написании характеристик.
